メールサポートシステムとしての活用例も豊富なASPタイプのWEBメールシステム「問いマネ」。

早稲田大学オープン教育センター

太田氏：これまでは、センターに寄せられる学生や関係者からのお問い合わせメールを、担当者が自分のPC（クライアント型メーラー）でメールを保存し、問い合わせ対応の管理をエクセルで行っていました。これだと、担当者のPCに負荷がかかり、複数人で対応出来ないため作業効率も悪く、対応漏れや重複返信などを引き起こしかねない状態でした。

太田氏： メール対応における現状の問題を回避する為には、複数人でも対応可能で、限定されたPC以外の環境でメール対応や保存ができるシステムが必要になりました。

太田氏：以前他の部署で「問いマネ」利用していたことがあり、誰でもすぐに使いこなせて使い勝手が良く、他のメールシステムと比べてコストパフォーマンスが優れているため、決定しました。また、このようなソフトをメール対応担当者も望んでいました。
さらに、導入にあたっては、テスト試用を行いました。試用期間中に実際に使用した結果、機能が充実していて操作もシンプルで使い易く、今までよりも作業量が削減できることを検証できました。

太田氏：作業者が限定されずにWEBブラウザ上で幅広いメール業務ができる為、問い合わせ対応を始めメールそのものの保管にも便利で、アンケートを実施する際には回答の収集用としても活用しています。
メール対応の面では以前の様に対応済みの問い合わせをエクセル上で番号管理する必要もなくなり、対応が済むと自動的に「対応済」表示になるなど、対応履歴が表示されるので管理が楽になりました。
初回対応後も続けてやり取りがある場合には、以前のメール内容も参照しやすく返信作業も以前より捗っています。また、問い合わせが集中した時には対応文面の定型部分をテンプレート化することで、作業を効率化できました。

ASPインターネット株式会社

江崎氏：弊社では、複数のサービスを提供しており、毎日たくさんのお問い合わせがメールで届きます。そのお問い合わせメールを全て問いマネに転送して一元管理をしています。そうすることによって、複数のスタッフで同時に対応することができ、対応漏れや二重対応を防いでいます。
問い合わせ対応時には、テンプレート機能を最大限に活用し、変数を可能な限り設定することで作業の効率アップを図っています。問合せ内容によっては調査が必要なものもあり、そのような場合にはメモ機能を利用し、情報共有に役立てています。
また、過去の対応状況がスレッド表示されますので、いつでも誰でも過去のやりとりの内容が確認でき、担当者が不在の場合でもお客様をお待たせすることなく対応できます。